Política de Tratamiento de Datos Personales · versión 2.0.0

1. Responsables del tratamiento

Son responsables del tratamiento de los datos personales, como personas naturales y de forma conjunta para los canales que comparten (este sitio web, WhatsApp, teléfono y correo), las médicas especialistas en neurología que integran Broca Unidad Neurológica:

• Dra. Karem Cárdenas Medina.
• Dra. Ana Carolina Miguez Pulido.
• Dra. Lina Marcela Osorio Coy.

Cada neuróloga es responsable de la historia clínica de los pacientes que atiende. En adelante se las llama "Broca" o "las Responsables".

• Dirección: Carrera 12 No. 1 A norte 20, Edificio Centro Médico y Empresarial Uninorte, Consultorio 309, Armenia, Quindío, Colombia.
• Correo para ejercer sus derechos: [email protected]
• Teléfono y WhatsApp: (+57) 315 345 7764
• Sitio web: www.brocaunidadneurologica.com

2. Objetivo y marco legal

Esta política desarrolla el derecho de hábeas data del artículo 15 de la Constitución Política: toda persona puede conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella. Se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para la historia clínica aplican además la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social, y las normas que las modifiquen o sustituyan.

Los términos Autorización, Base de datos, Dato personal, Dato sensible, Encargado, Responsable, Titular, Tratamiento, Transferencia y Transmisión tienen el significado del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015.

3. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad. No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

4. A quién aplica esta política

Tratamos datos de tres grupos de personas. Cada uno entrega datos distintos, por razones distintas y con una autorización distinta:

1. Quien solo visita el sitio web. No nos entrega su nombre ni datos de contacto. Solo se recogen datos técnicos de navegación.
2. Quien nos escribe o nos llama por WhatsApp, teléfono, correo o Instagram, haya o no agendado una cita.
3. Quien es atendido en consulta (paciente) y, cuando corresponde, su acudiente.

También aplica a quien presenta una solicitud de hábeas data.

5. Datos que tratamos y para qué

Cualquier uso distinto de estos requerirá una autorización nueva. Si en el futuro quisiéramos enviar información distinta a la de sus citas, le pediremos una autorización separada, que podrá negar o revocar sin que eso afecte su atención.

6. Datos sensibles: datos de salud

Los datos de salud son datos sensibles. Por eso:

• Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos. Sin embargo, sin la información clínica necesaria no es posible prestar la atención médica.
• Solo los tratamos con su autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, una urgencia vital).
• Por WhatsApp o teléfono solo pedimos lo necesario para agendar. No es necesario que envíe resultados ni detalles de su historia clínica por esos medios, salvo que la neuróloga se lo pida.
• La historia clínica es reservada. Solo acceden a ella la neuróloga tratante, el personal autorizado y las personas que la ley o usted autoricen.

7. Niños, niñas y adolescentes

Broca atiende únicamente a personas mayores de 18 años, y el sitio no está dirigido a menores de edad. No recolectamos de forma intencional datos de menores. Si un menor nos contacta, le indicaremos que debe hacerlo su representante legal, y si advertimos que recibimos sus datos sin autorización válida, los suprimiremos.

8. Cómo obtenemos su autorización y cómo la probamos

9. Sus derechos

Como titular de los datos, usted puede en cualquier momento (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

1. Conocer los datos que tenemos sobre usted y el uso que les damos, de forma gratuita.
2. Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos o incompletos.
3. Solicitar prueba de la autorización que nos dio.
4. Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos. La supresión no procede cuando hay un deber legal de conservarlos. Es el caso de la historia clínica, que debe conservarse por el plazo indicado en el numeral 13.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotras.

Pueden ejercerlos el titular (acreditando su identidad), sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

10. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

Canales: el formulario de la página Ejercer mis derechos, el correo [email protected] o un escrito entregado en el consultorio.

Consultas (conocer sus datos o pedir prueba de la autorización): respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (actualizar, rectificar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento): deben incluir su identificación, la descripción de los hechos y de lo que solicita, el correo o la dirección de respuesta y los documentos que quiera aportar. Si el reclamo está incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió. Resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, con aviso previo de los motivos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Mientras se resuelve, el dato se marcará como "reclamo en trámite".

Para proteger su información, verificamos la identidad de quien presenta la solicitud antes de entregar o cambiar cualquier dato.

11. Proveedores que tratan datos por cuenta nuestra y transferencias internacionales

Para atenderle usamos proveedores (Encargados) que tratan datos por cuenta nuestra. Algunos tienen sus servidores fuera de Colombia:

Al firmar el formato de autorización en el consultorio, al confirmar su autorización por WhatsApp o al aceptar las cookies de analítica, usted autoriza de manera expresa la transmisión de sus datos a estos proveedores. Les exigimos medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las exigidas en Colombia. Las transferencias a países sin nivel adecuado de protección según la SIC se realizan solo con su autorización expresa o en los demás casos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. Cookies

El sitio usa almacenamiento técnico necesario para funcionar y, solo si usted lo acepta, cookies de analítica de Google. El detalle está en la Política de Cookies. Puede cambiar su decisión en cualquier momento con el botón "Configuración de cookies" del pie de página.

13. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos solo el tiempo razonable y necesario para cada finalidad, o el que exija la ley. Después los suprimimos o anonimizamos.

14. Solicitud y entrega de la historia clínica

La historia clínica es un documento privado y sometido a reserva. Su custodia corresponde a la neuróloga tratante. Para entregarla seguimos estos protocolos:

Titular (paciente)

• Presencial: en el consultorio, presentando su documento de identidad original.
• Correo electrónico: con un mensaje enviado exclusivamente desde el correo que registró en la consulta. La copia se envía solo a esa dirección.

Terceros y acudientes

• Acudiente previamente autorizado: si el paciente registró por escrito el nombre y el documento del acudiente, se le entrega la copia después de validar su identidad.
• Terceros no registrados: deben presentar un poder autenticado en notaría, con fecha reciente, junto con la copia del documento de identidad del paciente.
• Representantes legales: deben acreditar su condición con la documentación legal pertinente (sentencia judicial o documento que certifique la representación), que se valida y se registra.

15. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, adulteración y acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS con HSTS), cabeceras de seguridad, control de acceso a la historia clínica y a las cuentas de los proveedores, copias de seguridad y confidencialidad del personal. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo gestionaremos y lo informaremos a la SIC y a las personas afectadas según la normativa aplicable.

16. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en este sitio con un número de versión y una fecha nuevos. Si el cambio afecta las finalidades o exige una autorización nueva, se la pediremos antes de aplicarlo. Las versiones anteriores quedan publicadas en el archivo de versiones como prueba de lo que usted aceptó en cada momento.

17. Vigencia

Esta versión rige desde su fecha de publicación y reemplaza la política anterior. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras existan las finalidades que justificaron el tratamiento y los plazos legales de conservación.